Seit 2002 sind Betriebe gesetzlich dazu verpflichtet, den Finanzbehörden steuerrelevante elektronische Post bereitzustellen. Mit dem GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wurden erstmals rechtlich verbindliche Rahmenbedingungen für die Archivierung von E-Mails geschaffen. Danach muss steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr wie ein Papierdokument in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt sowie prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

Eine Möglichkeit zur rechtssicheren E-Mail Archivierung bietet der neue Astaro Mail Archiving Service. Er erfüllt die saubere Archivierung aller geschäftlich relevanter Korrespondenzen, indem die E-Mails auf einem gehosteten Archivierungsservice abgelegt werden. Dies entlastet Ihren Mail Server, spart Speicherkapazität und schützt vor E-Mail Datenverlust.

Zur Archivierung klinkt sich der Service von Astaro in die Journaling-Funktion eines Exchange-Servers ein und fängt sowohl empfangene als auch versendete E-Mails ab. Kopien werden in einer von Astaro bereitgestellten Cloud gespeichert. Die Einrichtung einzelner Benutzerkonten erfolgt automatisch über Active Directory, erfordert also keine zusätzliche Konfiguration. Zudem könnten Kunden Speicherplatz auf ihren eigenen Servern sparen. Sie könnten E-Mails lokal löschen, in der Gewissheit, trotzdem jederzeit über sie verfügen zu können. Die E-Mails werden per TLS-Verschlüsselung auf die Astaro-Server übertragen, die Archivierung erfolgt ebenfalls verschlüsselt.

Diese cloud-basierte Lösung benötigt keine zusätzliche Hardware oder Software und wird vom Microsoft Outlook Client 2003, 2007, 2010 unterstützt.
Für Kunden, die Ihre E-Mail Archivierung lieber im eigenen Unternehmen durchführen möchten, bieten wir außerdem individuelle in-house Lösungen.